Confidentialité des analyses et accréditation Cofrac

Confier une analyse à BJL Laboratoires implique de transmettre des échantillons et des informations qui peuvent être sensibles. La confidentialité concerne aussi bien les résultats que l’identité du client, l’origine des échantillons et les informations techniques communiquées pour réaliser la prestation.

BJL Laboratoires s’engage à traiter de manière confidentielle les informations non publiques reçues ou produites dans le cadre des prestations qui lui sont confiées, sous réserve des communications autorisées et des obligations légales applicables.

Quel est le lien entre Cofrac et confidentialité ?

L’accréditation des laboratoires d’essais s’appuie sur la norme NF EN ISO/IEC 17025. Son paragraphe 4.2 encadre la confidentialité des informations obtenues ou générées au cours des activités de laboratoire.

Le laboratoire doit encadrer cette responsabilité par des engagements juridiquement exécutoires. Les exigences concernent également les personnes intervenant pour son compte.

Les informations que le client a lui-même rendues publiques et celles dont la divulgation a été convenue constituent des situations particulières. Lorsqu’une communication est imposée par la loi ou autorisée contractuellement, le client doit être informé des informations transmises, sauf interdiction légale.

Les informations concernant un client obtenues auprès d’un tiers sont également protégées. L’identité de leur source ne doit pas lui être révélée sans l’accord de cette source.

Accréditation BJL : un périmètre défini

BJL Laboratoires dispose de l’accréditation Cofrac n° 1-0973. La portée en vigueur précise les activités couvertes, notamment les matrices, les caractéristiques mesurées et les méthodes concernées.

La confidentialité d’un dossier ne signifie pas que chaque analyse de ce dossier est accréditée. Une étude spécifique, un développement de méthode ou une prestation hors portée conserve son propre statut.

Consulter l’attestation et la portée d’accréditation Cofrac de BJL Laboratoires.

Quelles informations sont concernées ?

Selon la prestation, les informations confidentielles peuvent notamment comprendre :

• l’identité et les coordonnées du client ;
• l’existence et l’objet d’une demande d’analyse ;
• les références de chantier, de site, de produit ou de lot ;
• l’origine et l’identification des échantillons ;
• les photographies, plans et documents techniques transmis ;
• les compositions, formulations et informations sur les procédés ;
• les résultats, données analytiques et rapports d’essai ;
• les observations relatives à une contamination ou à une non-conformité ;
• les échanges et conclusions d’une investigation.

La sensibilité d’un dossier ne dépend pas du résultat obtenu : un résultat négatif, une absence de détection ou une étude de faisabilité peuvent également constituer des informations confidentielles.

À qui les résultats peuvent-ils être communiqués ?

Les destinataires des rapports doivent être définis dans le cadre de la commande et des autorisations du client. Une demande provenant d’un tiers ne suffit pas, à elle seule, à autoriser la transmission d’un dossier.

Si un rapport doit être adressé à un bureau d’études, un maître d’ouvrage, un exploitant, un conseil ou un autre interlocuteur, indiquez les destinataires autorisés lors de la commande.

Pour les dossiers sensibles, précisez également les personnes à contacter et les modalités de transmission souhaitées afin qu’elles puissent être convenues avec le laboratoire.

La confidentialité comporte-t-elle des exceptions ?

La confidentialité n’est pas une promesse de non-divulgation absolue. Certaines informations peuvent devoir être communiquées dans un cadre légal, réglementaire, judiciaire ou contractuel applicable à la prestation.

Une obligation de déclaration, une réquisition ou une demande légalement fondée d’une autorité compétente doit être examinée selon son objet et son fondement. Les seules informations nécessaires à la communication concernée sont alors à prendre en compte.

Les modalités d’accès aux dossiers nécessaires aux évaluations d’accréditation constituent également un cadre particulier, distinct d’une diffusion publique des résultats.

Le Cofrac peut-il consulter des dossiers clients ?

Dans le cadre de ses évaluations, le Cofrac peut avoir besoin d’examiner des éléments permettant d’apprécier la réalisation des prestations : dossiers techniques, enregistrements ou rapports.

Le Cofrac dispose de ses propres règles de confidentialité, décrites dans le document GEN PROC 08. Elles encadrent les informations recueillies au cours du processus d’accréditation et les engagements des personnes qui y ont accès.

Il faut distinguer les informations publiques relatives à l’accréditation des informations confidentielles contenues dans un dossier client. La publication d’une portée d’accréditation ne rend pas publics les résultats des clients du laboratoire.

Consulter les règles de traitement de la confidentialité du Cofrac.

Contaminations, formulations et projets industriels sensibles

Une investigation peut nécessiter la communication d’informations sur une matière première, un équipement, une formulation ou un incident de production.

Avant de transmettre un dossier particulièrement sensible, vous pouvez demander l’étude d’un accord de confidentialité spécifique. Celui-ci peut préciser le périmètre des informations, les destinataires, les usages autorisés et les modalités de restitution ou de conservation, en tenant compte des obligations applicables.

L’utilisation de références codées pour les échantillons peut aussi être envisagée, à condition de conserver les informations nécessaires à leur traçabilité et à l’interprétation des résultats.

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Confidentialité et conservation des dossiers

La confidentialité ne signifie pas que les documents sont supprimés immédiatement après l’envoi du rapport. La conservation des enregistrements peut répondre à des besoins de traçabilité et à des obligations contractuelles, normatives ou réglementaires.

Les conditions de conservation des dossiers et des échantillons, ainsi que les éventuelles demandes de restitution ou de destruction, doivent être examinées selon la prestation concernée.

La protection des données personnelles constitue un sujet complémentaire : elle ne se confond pas avec la confidentialité des informations techniques ou commerciales.

Questions fréquentes

Mes résultats sont-ils publiés automatiquement ?

Non. Commander une analyse ne vaut pas autorisation de publier vos résultats ou de présenter votre dossier comme une référence commerciale.

Une analyse hors accréditation reste-t-elle confidentielle ?

Oui. L’engagement général de confidentialité de BJL couvre également les prestations hors accréditation. Cela ne leur confère pas le statut d’essai accrédité.

Un tiers peut-il obtenir mon rapport en le demandant au laboratoire ?

Une simple demande ne suffit pas. La transmission doit reposer sur une autorisation appropriée ou sur un fondement légal ou contractuel applicable.

La détection d’un polluant entraîne-t-elle systématiquement une transmission à une autorité ?

Il n’existe pas de réponse unique pour toutes les prestations. Les éventuelles obligations de transmission dépendent du cadre réglementaire et contractuel du dossier. La confidentialité ne permet pas d’écarter une obligation légale.

Puis-je demander un accord de confidentialité avant d’envoyer mes échantillons ?

Oui. Signalez cette demande avant la transmission des informations sensibles afin que les conditions puissent être examinées et convenues.

Références

• NF EN ISO/IEC 17025 : exigences générales concernant la compétence des laboratoires d’étalonnages et d’essais, paragraphe 4.2 relatif à la confidentialité.
• Attestation et portée d’accréditation Cofrac n° 1-0973.
• Cofrac GEN PROC 08 : traitement de la confidentialité.